Kontrola wewnętrzna

Opis systemu kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Sejnach

Cele systemu kontroli wewnętrznej

Celem systemu kontroli wewnętrznej, zgodnie z przepisami ustawy Prawo bankowe, jest zapewnienie:

1. skuteczności i efektywności działania Banku;
2. wiarygodności sprawozdawczości finansowej;
3. przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku;
4. zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

Rola Zarządu i Rady Nadzorczej Banku 

1. Do obowiązków Zarządu Banku należy zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnianie we wszystkich jednostkach organizacyjnych, komórkach organizacyjnych i stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej. Zarząd Banku zapewnia niezależność komórki ds. zgodności i środki finansowe niezbędne do skutecznego wykonywania zadań oraz systematycznego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji pracowników tej komórki.
2. Do obowiązków Rady Nadzorczej należy nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej.

Organizacja systemu kontroli wewnętrzne

Funkcja kontroli

1. Funkcja kontroli jest jednym z najważniejszych elementów systemu kontroli wewnętrznej i ma podstawowe znaczenie dla:
   • zapewnienia bezpieczeństwa Banku, 
   • zapobiegania  i eliminacji nieprawidłowości i nadużyć, 
   • uzyskiwania wymaganej jakości wykonywanych czynności w ramach procesów,
   • utrzymania ryzyka działalności na założonym poziomie,
   • uzyskania odpowiedniej efektywności i skuteczności działania Banku.
2. Zadaniem funkcji kontroli jest zapewnianie przestrzegania mechanizmów kontrolnych  dotyczących w szczególności zarządzania ryzykiem w Banku.
3. Funkcja kontroli obejmuje stanowiska, grupy ludzi lub jednostki organizacyjne Banku odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji – w szczególności:
   • stosowanie mechanizmów kontrolnych opisanych w regulacjach wewnętrznych (politykach, instrukcjach, zasadach, procedurach) dotyczących przeprowadzania przez pracowników Banku lub systemy informatyczne operacji, transakcji lub innych czynności wykonywanych w ramach istotnych (kluczowych) procesów Banku,
   • niezależnym monitorowaniu przestrzegania mechanizmów kontrolnych polegającym na dokonywaniu weryfikacji bieżącej lub testowania, 
   • sprawozdawaniu w zakresie działania funkcji kontroli wyników monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych, a także wyników działania funkcji kontroli (np. wyników kontroli lub stopnia realizacji odpowiednich planów).
4. Działanie funkcji kontroli ma charakter ciągły, jest realizowane na wszystkich etapach  poszczególnych procesów,  we wszystkich obszarach  działania Banku.

Komórka do spraw zgodności

1. Funkcję komórki ds. zgodności pełni Stanowisko ds. zgodności. Stanowisko to podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu i ma za zadanie dokonywanie monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych, zwłaszcza w zakresie dokonywania testowania pionowego pierwszej linii, a także prowadzenia i aktualizowania matrycy funkcji kontroli; identyfikację, ocenę, kontrolę i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi oraz przedstawianie raportów w tym zakresie.  Działanie Stanowiska ds. zgodności  uregulowane jest w odpowiednim regulaminie zatwierdzanym  przez Zarząd oraz Radę Nadzorczą.
2. W Banku funkcjonują mechanizmy zapewniające niezależność Stanowiska ds. zgodności. Pracownik na tym stanowisku ma zapewniony bezpośredni kontakt z członkami Zarządu i Rady Nadzorczej.
3. Powoływanie osoby na stanowisko ds. zgodności odbywa się za zgodą Rady Nadzorczej. Odwołanie ww. osoby odbywa się za zgodą Rady Nadzorczej po uprzednim wysłuchaniu przez Radę Nadzorczą.
4. Pracownik zatrudniony na Stanowisku ds. zgodności posiada kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności w zakresie zarządzania ryzykiem braku zgodności występującym w działalności Banku oraz ma dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.
5. Zarząd jest odpowiedzialny za zapewnienie środków finansowych niezbędnych do skutecznego wykonywania zadań oraz systematycznego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji pracownika komórki do spraw zgodności.

Ocena skuteczności i adekwatności systemu kontroli wewnętrznej

Rada Nadzorcza dokonuje, corocznie, oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej pierwszego i drugiego poziomu Banku w oparciu o następujące dokumenty i informacje:

1. wyniki kontroli/przeglądów/audytów zewnętrznych realizowanych przez komórki wewnętrzne i zewnętrzne Banku,
2. wyniki audytów realizowanych przez SSOZ BPS,
3. wyniki niezależnego monitorowania kluczowych mechanizmów kontrolnych procesów istotnych,
4. wyniki badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,
5. ocena BION.

W ramach dokonywanej oceny Rada Nadzorcza uwzględnia opinię Komitetu Audytu.